Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia

Urząd Gminy Wilamowice

43 – 330 Wilamowice, ul. Rynek 1

tel. 033/8129430, fax. 033/8129431

mail: przetargi@wilamowice.pl

zwany dalej Zamawiającym zaprasza do składania ofert w trybie przetargu nieograniczonego na:

Zarządzanie merytoryczne projektem pt.„ Modernizacja Miejsko Gminnego Ośrodka Kultury w Wilamowicach oraz Wydziału Kultury w Rajeckich Teplicach z przeznaczeniem na współpracę międzynarodową”.

Zakres prac w ramach zarządzania merytorycznego projektem:

- Nanoszenie wszelkich niezbędnych zmian w dokumentacji aplikacyjnej, tj. wniosku oraz załącznikach,

- Opracowywanie dokumentów korespondencyjnych pomiędzy Beneficjentem a Instytucją Zarządzającą (WST Kraków)

- Przygotowanie części rzeczowej i finansowej (wniosek o płatność łącznie z załącznikami, opis faktur zgodnie z wytycznymi ) do Raportu z postępu realizacji Projektu składanego do Wspólnego Sekretariatu Technicznego w okresach 3-miesięcznych licząc od dnia podpisania umowy o dofinansowanie,

- Opracowanie całościowego Raportu z postępu realizacji Projektu na podstawie części rzeczowej oraz części finansowej, dostarczonej przez Gminę oraz Partnera Słowackiego,

- Odpowiedzialność za działania promocyjne i informacyjne zgodnie z Wytycznymi dla beneficjentów w zakresie informacji i promocji,

- Kontrola poprawności działań informacyjno-promocyjnych stosowanych przez Partnera Słowackiego,

- Nadzór nad zgodnością realizacji projektu z aktualnym Harmonogramem rzeczowo-finansowym i jego aktualizacja

- Przygotowanie dokumentacji projektu do kontroli,

- Sporządzenie sprawozdań kwartalnych zgodnie z dokumentacja konkursową

- Opracowywanie SIWZ oraz dokumentacji przetargowej dla Beneficjenta

- Opracowywanie umów (oprócz części inwestycyjnej - umowy przygotowywane w ramach postępowania Zamówień Publicznych) na poszczególne realizacje projektu dla Beneficjenta

- Wybór z zastosowaniem ustawy PZP ewentualnych podwykonawców w zakresie promocji i dostaw zgodnie z kosztorysem.

Zamawiający nie dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.

1. O zamówienie mogą ubiegać się Oferenci spełniający warunki określone w art. 22 ust. 1 pkt 1 – 3, oraz art. 24 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych ( Dz. U. z 2007r. nr 223, poz. 1655 oraz z 2008r. nr 171, poz. 1058 ).

2. Ocena spełnienia warunków wymaganych od Oferentów zostanie dokonana w oparciu o następujące kryteria:

- są uprawnieni do występowania w obrocie prawnym zgodnie z wymogami ustawowymi i prowadzą działalność przez okres nie krótszy niż 3 lata tożsamą z niniejszym zamówieniem,

- Zrealizowali w ostatnich 3 latach co najmniej 2 zadania o podobnym zakresie – potwierdzone wiarygodnymi referencjami ( wykonanie i zakończenie z rozliczeniem zadania polegającego na zarządzaniu merytorycznym projektu realizowanego z wykorzystanie funduszy strukturalnych Unii Europejskiej),

- Zrealizują przedmiot zamówienia w terminach określonym w niniejszej specyfikacji.

Ocena spełniania powyższych warunków odbędzie się metodą spełnia/nie spełnia . Nie spełnienie chociażby jednego z warunków powodować będzie odrzuceniem badanej oferty.

3. Oferent ma prawo złożyć tylko po jednej ofercie na każde zadanie.

4. Oferenci ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

5. Oferta powinna być napisana w języku polskim na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką oraz podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty. Oferta musi być spięta w jedną całość. Każda strona zapisana oferty musi być ponumerowana kolejnymi numerami. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę.

6. Osobą uprawnioną przez Zamawiającego do kontaktu z Oferentami jest:

- Pan Krzysztof Norymberczyk tel. 033/8129455 w godzinach 8⁰⁰ – 15⁰⁰

7. W szczególnie uzasadnionych przypadkach przed upływem terminu składania ofert Zamawiający może zmodyfikować treść dokumentów składających się na specyfikację istotnych warunków zamówienia. O każdej ewentualnej zmianie Zamawiający powiadomi niezwłocznie każdego z uczestników postępowania. W przypadku, gdy zmiana powodować będzie konieczność modyfikacji oferty zamawiający może przedłużyć termin składania ofert.
8. Termin związania ofertą wynosi 30 dni licząc od daty otwarcia ofert.

9. Ofertę należy złożyć w kopercie w siedzibie Zamawiającego – sekretariat do dnia 16.09.2009r. do godziny 8³⁰.

Kopertę zewnętrzną nie oznakowaną nazwą Oferenta należy zaadresować następująco:

„Urząd Gminy Wilamowice 43 – 330 Wilamowice, ul. Rynek 1. Oferta w postępowaniu na zarządzanie merytoryczne projektem. Nie otwierać przed dniem 16.09.2009 godzina 9⁰⁰.”

Konsekwencje złożenia oferty niezgodnie z w/w opisem ponosi Oferent.

10. Oferta złożona po terminie zostanie zwrócona Oferentowi bez otwierania.

11. Otwarcie ofert nastąpi dnia 16.09.2009 o godzinie 9⁰⁰ w siedzibie Zamawiającego ( pokój nr 1 ). Oferenci mogą uczestniczyć w publicznej sesji otwarcia ofert. W przypadku nieobecności Oferenta przy otwarciu ofert, Zamawiający prześle Oferentowi informację z otwarcia ofert na pisemny wniosek Oferenta.

12. Oferta musi zawierać następujące dokumenty:

- wypełniony formularz ofertowy według załączonego załącznika nr 1,

- aktualny wypis ( odpis z właściwego rejestru lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej ) potwierdzający dopuszczenie Oferenta do obrotu prawnego w zakresie objętym tym zamówieniem ( ważność dokumentu 6 miesiące ),

- wykaz wszystkich zamówień podobnych do przedmiotu niniejszego zamówienia zrealizowanych przez Oferenta w okresie ostatnich 3 lat potwierdzonych referencjami według załącznika nr 2,

- parafowany projekt umowy ( załącznik nr 3 ),

Dokumenty mogą być przedstawione w formie oryginału lub kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez pełnomocnego przedstawiciela Oferenta.

Brak jakiegokolwiek z wyżej wymienionych dokumentów lub złożenie dokumentu w niewłaściwej formie ( np. nie poświadczone przez Oferenta za zgodność z oryginałem odpisy lub kopie ) spowoduje wykluczenie Oferenta z postępowania przetargowego.

13. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującym kryterium oceny:

Cena ofertowa – 100 %

Oferty będą oceniane w odniesieniu do najkorzystniejszych warunków przedstawionych przez Oferentów w zakresie podanego wyżej kryterium oceny. Oferta wypełniająca w najwyższym stopniu wymagania określonego kryterium otrzyma maksymalną ilość punktów. Pozostały Oferentom spełniającym wymagania kryterialne przypisana zostanie odpowiednio mniejsza liczba punktów wyliczona według niżej podanego wzoru:

Cena najniższa

Cena = x 100 %

Cena badana

Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która przy spełnieniu wszystkich wymagań określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia w sumie uzyska największą ilość punktów.

Ocena ofert przeprowadzona będzie oddzielnie dla poszczególnych zadań częściowych.

14. O wyniku przetargu Oferenci zostaną poinformowani pisemnie.

15. Oferentom przysługują środki ochrony prawnej określone w art. 179 – 198 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29.01.2004r ( Dz. U. z 2007r. nr 223, poz. 1655 oraz z 2008r. nr 171, poz. 1058 )

16. W sprawach nieuregulowanych niniejszą specyfikacją mają zastosowanie przepisy Ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29.01.2004r ( Dz. U. z 2007r. nr 223, poz. 1655 oraz z 2008r. nr 171, poz. 1058 ).

Zatwierdzam

Wilamowice dnia 07.09.2009r.