Zarządzenie nr 84/2003
Burmistrza Gminy Wilamowice
z dnia 07 Lipca 2003 roku
w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Wilamowice
Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001r., Nr 142, poz. 1591, oraz z 2002r., Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558 i Nr 113, poz. 984) nadaję:
Rozdział I.
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1
Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Wilamowice, zwany dalej Regulaminem, określa:
1) zakres działania i zadania Urzędu Gminy Wilamowice, zwanego dalej Urzędem,
2) organizację Urzędu,
3) zasady funkcjonowania Urzędu,
4) zakres działania kierownictwa Urzędu i poszczególnych wydziałów w Urzędzie.
§ 2
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1) Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Wilamowice
2) Radzie - należy przez to rozumieć odpowiednio Radę Miejską Wilamowice
3) Burmistrzu, Zastępcy Burmistrza, Sekretarzu, Skarbniku, - należy przez to rozumieć odpowiednio: Burmistrza Gminy Wilamowice, Zastępcę Burmistrza Gminy Wilamowice, Sekretarza Gminy Wilamowice, Skarbnika Gminy Wilamowice.
§ 3
Siedzibą Urzędu jest miasto Wilamowice.
Rozdział II.
ZAKRES DZIAŁANIA i ZADANIA URZĘDU
§ 4
1. Urząd stanowi aparat pomocniczy Burmistrza, Rady i jej komisji oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy Wilamowice.
2. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na Gminie:
1) zadań własnych,
2) zadań zleconych,
3) zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej (zadań powierzonych)
4) zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia międzygminnego,
5) zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia komunalnego zawartego z powiatem, które nie zostały powierzone gminnym jednostkom organizacyjnym, związkom komunalnym lub przekazane innym podmiotom na podstawie umów.
§ 5
1. Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy, w wykonywaniu ich zadań i kompetencji.
2. W szczególności do zadań Urzędu należy:
1) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnychprzez organy Gminy,
2) wykonywanie - na podstawie udzielonych upoważnień - czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań gminy,
3) zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków.
4) przygotowywanie uchwalenia i wykonywania budżetu Gminy, oraz innych aktów organów Gminy,
5) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał organów Gminy,
6) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady, posiedzeń jej komisji oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy,
7) prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu,
8) wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności:
a) przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji,
b) prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,
c) przechowywanie akt,
d) przekazywanie akt do archiwów,
9) realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy - zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy.
Rozdział III.
ORGANIZACJA URZĘDU
§ 6
W skład Urzędu wchodzą następujące działy, które dla zapewnienia jednolitego oznakowania akt używają symboli:
1/. Kierownictwo Urzędu:
1. Burmistrz Gminy;
2. Zastępca Burmistrza Gminy;
3. Sekretarz Gminy;
4. Skarbnik Gminy.
2/. Komórki organizacyjne zwane działami:
- Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich – „OSO”;
- Wydział Finansowy – „FN”;
- Wydział Spraw Gospodarczych – „SG”;
- Urząd Stanu Cywilnego – „USC”.
§ 7
W Urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze:
- Sekretarz Gminy - kierujący Wydziałem OSO
- Skarbnik Gminy - kierujący Wydziałem FN
- Kierownik Wydziału SG - kierujący Wydziałem SG
- Zastępca Kierownika USC
§ 8
Strukturę organizacyjną Urzędu przedstawia schemat organizacyjny stanowiący załącznik Nr 1 do niniejszego regulaminu.
Rozdział IV.
ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU
§ 9
Urząd działa według następujących zasad:
1) praworządności,
2) służebności wobec społeczności lokalnej,
3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,
4) jednoosobowego kierownictwa,
5) kontroli wewnętrznej,
6) podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu i poszczególne Wydziały oraz wzajemnego współdziałania,
§ 10
Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.
§ 11
Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań Urzędu i swoich obowiązków są obowiązani służyć Gminie i Państwu.
§ 12
1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny, z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.
2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.
§ 13
1. Jednoosobowe kierownictwo zasadza się na jednolitości poleceniodawstwa i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
2. Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem za realizację swoich zadań.
3. Kierownicy poszczególnych Wydziałów kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań Wydziałów i ponoszą za to odpowiedzialność przed Burmistrzem.
4. Kierownicy poszczególnych Wydziałów Urzędu są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nadzór nad nimi.
5. Zasady podpisywania pism przez Burmistrza i kierowników wydziałów określa załącznik nr 2 do Regulaminu.
§ 14
1. W Urzędzie działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu przez poszczególne Wydziały i wykonywania obowiązków przez poszczególnych pracowników Urzędu.
2. Szczegółowe zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie określa załącznik nr 3 do Regulaminu.
§ 15
1. Wydziały realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej.
2. Wydziały są zobowiązane do współdziałania z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Urzędu w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji.
Rozdział V.
ZAKRESY ZADAŃ BURMISTRZA, ZASTĘPCY BURMISTRZA, SEKRETARZA GMINY I SKARBNIKA GMINY
§ 16
Do zakresu zadań Burmistrza należy w szczególności:
1). reprezentowanie Urzędu na zewnątrz,
2). prowadzenie bieżących spraw Gminy,
3). podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności,
4). wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu,
5). zapewnianie przestrzegania prawa przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu oraz jego pracowników,
6). okresowe zwoływanie - nie rzadziej jednak, niż raz w miesiącu – narad z udziałem kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych w celu uzgadniania ich współdziałania i realizacji zadań, koordynowanie działalności komórek organizacyjnych Urzędu oraz organizowanie ich współpracy,
7). rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w szczególności dotyczącymi podziału zadań,
8). udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, o ile Statut Gminy nie stanowi inaczej,
9). czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu,
10). przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy,
11). upoważnianie swojego Zastępcy lub innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,
12). przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym od Zastępcy Burmistrza, Skarbnika Gminy, Sekretarza Gminy, kierowników samorządowych jednostek organizacyjnych oraz pracowników samorządowych upoważnionych przez Burmistrza do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych,
13). ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych,
14). wykonywanie innych zadania zastrzeżonych dla Burmistrza przez przepisy prawa i Regulamin oraz uchwały Rady.
§ 17
1. Zastępca Burmistrza podejmuje czynności kierownika Urzędu pod nieobecność Burmistrza lub wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków przez Burmistrza.
2. Zastępca Burmistrza prowadzi w imieniu Burmistrza sprawy w zakresie:
- geodezji i gospodarki nieruchomościami,
- mienia komunalnego,
- utrzymania zasobów komunalnych i inwestycji,
- oświaty i kultury,
- nadzoru nad Zakładem Wodociągów i Kanalizacji
§ 18
Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu a w szczególności:
1) opracowywanie projektów zmian Regulaminu,
2) opracowywanie projektów podziału wydziałów na stanowiska pracy,
3) opracowywanie zakresów czynności na stanowiskach pracy,
4) nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr,
5) przedkładanie Burmistrzowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu,
6) wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników bezpośrednio mu podległych,
7) koordynacja i nadzór nad pracami remontowymi w Urzędzie i zakupem środków trwałych,
8) koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami i spisami,
9) zapewnienie ochrony fizycznej Urzędu,
10) wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.
§ 19
Do zadań Skarbnika należy:
1) wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości,
2) kierowanie pracą Wydziału Finansowego,
3) nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu gminy,
4) kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych i udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty,
5) współdziałanie w opracowywaniu budżetu,
6) współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej,
7) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Burmistrza
Rozdział VI.
PODSTAWOWE ZAKRESY DZIAŁAŃ WYDZIAŁÓW
WYDZIAŁ ORGANIZACYJNY i SPRAW OBYWATELSKICH
§ 20
1. Na czele Wydziału stoi Sekretarz Gminy, którego zastępuje pracownik przez niego wyznaczony.
2. Do zadań wydziału należą sprawy organizacji, funkcjonowania Urzędu, organizacji obsługi mieszkańców, kadr, szkoleń pracowników Urzędu, administracyjno-gospodarcze, społeczno-administracyjne, ewidencji ludności, dowodów osobistych, wojskowe, obronne, bezpieczeństwa przeciwpożarowego, obsługi Rady Miejskiej, bezpieczeństwa informacji niejawnych , a w szczególności:
1/. Obsługa sekretariatu Burmistrza i Zastępcy Burmistrza.
2/. Przyjmowanie i rozdział korespondencji urzędowej. Prowadzenie jej ewidencji.
3. Przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, faxów.
4/. Obsługa centrali telefonicznej Urzędu Gminy. Przygotowanie rejestru rozmów telefonicznych dla poszczególnych Wydziałów.
5/. Zapewnienie prawidłowej obsługi interesantów.
6/. Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu Gminy , Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz kierowników podległych zakładów budżetowych.
7/. Współudział w ustalaniu funduszu wynagrodzeń pracowników oraz
warunków ich wynagradzania.
8/. Współudział w opracowywaniu regulaminu pracy Urzędu Gminy.
9/. Kontrola nad porządkiem i dyscypliną pracy.
10/. Ustalanie uprawnień pracowników do urlopów.
11/. Przygotowywanie dokumentacji emerytalnej i rentowej pracowników.
12/. Przygotowywanie dokumentacji wypadkowej pracowników.
13/. Prowadzenie spraw związanych z kształceniem pracowników.
14/. Zgłaszanie do ubezpieczenia społecznego pracowników.
15/. Współdziałanie z instytucjami z zakresu:
- spraw ogólnych Urzędu;
- ochrony zdrowia;
- oświaty;
- kultury;
- sportu i turystyki,
- Ochotniczych Straży Pożarnych.
16/. Prowadzenie korespondencji związanej z promocją Gminy.
17/. Prowadzenie ewidencji decyzji Burmistrza Gminy oraz rejestru umów.
18/. Ewidencjonowanie księgozbioru Urzędu;
19/. Zamawianie, ewidencjonowanie i likwidacja pieczęci urzędowych.
20/. Ewidencjonowanie i przechowywanie testamentów oraz współpraca w
tym zakresie z sądami.
21/. Prowadzenie ewidencji ludności w oparciu o ustawę o ewidencji
ludności i dowodach osobistych, wprowadzanie zmian i rejestracja danych
o miejscach pobytu osób, o urodzeniach, dotyczących obowiązku
wojskowego, zmianach stanu cywilnego, obywatelstwa, imion i nazwisk
oraz zgonach.
22/. Nadawanie numeru Powszechnego Elektronicznego Systemu
Ewidencji Ludności – PESEL.
23/. Prowadzenie Lokalnej Bazy Danych – wprowadzanie zmian
i przekazywanie na nośnikach magnetycznych do TBD w Katowicach
i MSWiA.
24/. Udostępnianie danych osobowych ze zbiorów meldunkowych i zbioru
PESEL.
25/. Prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowanie decyzji
dotyczących zameldowań i wymeldowań z pobytu stałego i czasowego.
26/. Prowadzenie i aktualizacja stałego rejestru wyborców, sporządzanie
spisu wyborców do wyborów.
27/. Wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość.
28/. Prenumerata czasopism i zamawianie księgozbioru.
29/. Prowadzenie archiwum zakładowego.
30/. Zaopatrywanie Urzędu w środki trwałe, przedmioty nietrwałe oraz
materiały biurowe. Prowadzenie ewidencji w/w przedmiotów
i materiałów.
31/. Kontrola rachunków telefonicznych, za energię elektryczną, gaz,
wodę.
32/. Zapewnienie prawidłowych warunków bhp i ppoż. w Urzędzie ,
gospodarowanie odzieżą roboczą
33/. Prowadzenie całości spraw związanych z obowiązkiem obrony
cywilnej.
34/. Opracowywanie planu działania oraz regulaminu na czas „P” i „W”.
35/. Udział w organizacji i przeprowadzaniu poboru.
36/. Orzekanie o konieczności sprawowania przez żołnierzy oraz osoby
spełniające zastępczo obowiązek służby wojskowej bezpośredniej opieki
nad członkiem rodziny.
37/. Przygotowanie decyzji i wypłacanie zasiłków dziennych członkom
rodzin żołnierzy rezerwy powołanym na ćwiczenia wojskowe oraz
żołnierzom zwolnionym z czynnej służby wojskowej.
38/. Prowadzenie magazynu sprzętu w Urzędzie Gminy.
39/. Organizowanie szkoleń obronnych pracowników Urzędu .
40/. Koordynacja spraw związanych z realizacją świadczeń osobistych
rzeczowych na potrzeby sił zbrojnych, AK i OC.
41/. Realizacji zadań obronnych w gminie.
42/. Opracowywanie planu DMP .
43/. Współudział w organizowaniu stałego dyżuru i Akcji Kurierskiej.
44/. Prowadzenie kancelarii tajnej.
45/. Prowadzenie obsługi kancelaryjno-biurowej obrad sesji .
Prowadzenie rejestru uchwał Rady Miejskiej , wniosków właściwych
Komisji oraz interpelacji..
46/. Obsługa kancelaryjno-biurowa posiedzeń komisji:
- rewizyjnej;
- planowania, budżetu, rozwoju gospodarczego, ochrony środowiska i przyrody;
- do spraw samorządu, oświaty, kultury, zdrowia i sportu.
47/. Zapewnienie radnym materiałów będących przedmiotem obrad ,
przekazywanie ich przewodniczącemu Rady oraz właściwym komisjom.
48/. Pomoc przewodniczącym komisji w opracowaniu projektów planów
pracy komisji.
49/. Pomoc w opracowywaniu projektów planów pracy Rady.
50/. Udział w opracowywaniu uchwał Rady oraz wniosków i postanowień
komisji w sprawach merytorycznych i organizacyjnych dotyczących
Rady.
51/. Czuwania nad zabezpieczeniem praw radnych i członków komisji.
52/. Prowadzenie ewidencji radnych.
Wydział przy znakowaniu spraw używa symbolu „OSO”.
WYDZIAŁ GOSPODARCZY
§ 21
1. Na czele stoi kierownik , którego zastępuje pracownik przez niego wyznaczony.
2. Do zadań Wydziału należą zadania z zakresu ochrony środowiska,
gospodarki wodnej, ochrony przyrody, rolnictwa, ewidencji działalności
gospodarczej, wydawania zezwoleń na obrót napojami alkoholowymi,
planowania przestrzennego, gospodarki gruntami, budownictwa,
gospodarki nieruchomościami, komunalizacji mienia, lokali mieszkalnych,
dróg i ulic, komunikacji, oświetlenia ulicznego, inwestycji, cmentarzy ,
w szczególności:
1/. Prowadzenie spraw w zakresie prawa ochrony środowiska , ustawy o ochronie przyrody i ustawy o odpadach zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa .
2/. Rolnictwo, w tym:
- współpraca ze służbami kwarantanny i ochrony roślin,
- nadzór nad zwalczaniem chwastów, chorób i szkodników w uprawach,
- organizacja i koordynacja spisów rolnych .
3/. Wydawanie zaświadczeń upoważniających podatników podatku rolnego do otrzymywania bonów paliwowych .
4/. Udział w pracach Gminnego Zespołu Reagowania Kryzysowego.
5/. Prowadzenie całości spraw związanych z usuwaniem odpadów komunalnych, segregowanych i nie segregowanych z terenu Gminy Wilamowice
6/. Prowadzenie spraw związanych z ewidencjonowaniem działalności gospodarczej.
7/.Wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.
8/. Kontrola placówek wymienionych w pkt. 7
9/. Koordynacja i obsługa działań związanych z wprowadzeniem miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego oraz realizacja przepisów ustawy o zagospodarowaniu przestrzennym i gospodarce gruntami.
10/. Wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu.
11/. Sporządzanie wypisów i wyrysów z miejscowego planu zagospodarowania terenu.
12/. Sporządzanie Studium Uwarunkowań i Kierunków Zagospodarowania Przestrzennego Gminy.
13/. Sporządzanie miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego gminy.
14/. Opiniowanie wstępnych projektów podziału nieruchomości
15/. Prowadzenie spraw wynikających z ustawy – Prawo Budowlane w zakresie określonym porozumieniem ze Starostwem Powiatowym.
16/. Przygotowanie decyzji zatwierdzających projekt podziałów nieruchomości w oparciu o obowiązujące przepisy
17/.Prowadzenie publicznie dostępnych wykazów danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie dla decyzji wydawanych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
18/. Gospodarowanie gminnym zasobem nieruchomości.
19/. Prowadzenie spraw z zakresu rozgraniczenia nieruchomości.
20/. Podejmowanie czynności w postępowaniu sądowym w zakresie gospodarki nieruchomościami.
21/. Przygotowywanie prac związanych z przyjmowaniem darowizn na majątek gminy.
22/. Administrowanie i zarządzanie gminnym zasobem lokalowym i nieruchomościami.
23/. Przygotowywanie i obsługa umów notarialnych.
24/. Gospodarowanie i zarządzanie mieniem komunalnym.
25/. Organizowanie prac komisji inwentaryzacyjnej.
26/. Wykonywanie czynności związanych z regulowaniem spraw majątkowych i własnościowych Gminy.
27/. Powadzenie spraw związanych z gospodarowaniem zasobem mieszkaniowym Gminy.
28/. Współdziałanie z samorządem mieszkańców bloku.
29/. Prowadzenie spraw związanych z bieżącą eksploatacją budynków mieszkalnych i komunalnych oraz organizowanie remontów bieżących tych obiektów.
30/. Kierowanie sprawami wspólnoty mieszkaniowej.
31/. Prowadzenie spraw związanych z zarządzaniem drogami gminnymi i wewnętrznymi:
- sprawy związane z budową, modernizacją, remontami i bieżącym utrzymaniem dróg gminnych,
- przygotowywanie planów finansowo – rzeczowych w tym zakresie.
32/. Koordynacja spraw związanych z utrzymaniem i ochroną wewnętrznych dróg miejskich powiatowych na terenie miasta Wilamowice w zakresie określonym w porozumieniu z Zarządem Powiatu :
- współpraca z Zarządem Dróg w zakresie budowy i remontów dróg oraz zimowego utrzymania dróg powiatowych.
33/. Uzgadnianie lokalnej i regionalnej sieci komunikacji autobusowej i rozkładów jazdy,
- sprawy związane z remontami i zakupem przystanków.
34/. Sprawy związane z budową, remontami i eksploatacją oświetlenia ulicznego:
- przygotowywanie planów finansowo rzeczowych w tym zakresie,
- przygotowywanie wniosków w sprawie refundacji środków finansowych wydatkowanych przez gminy na oświetlenie dróg publicznych , dla których gmina nie jest zarządcą
35/. Tworzenie i utrzymanie terenów zielonych.
36/. Koordynacja prac związanych z prowadzeniem inwestycji własnych:
- przygotowywanie przetargów na roboty prowadzone przez Urząd Gminy zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych,
- przygotowywanie umów cywilno - prawnych z wykonawcami robót zleconych przez Urząd Gminy
- nadzorowanie prac inwestycyjnych i remontowych na obiektach będących własnością Gminy
- kompleksowe rozliczanie inwestycji
- sporządzanie wniosków do instytucji pomocowych (W.F.O.Ś. , N.F.O.Ś. oraz do funduszy Unii Europejskiej...)
37/. Prowadzenie całokształtu zadań dotyczących funkcjonowania cmentarzy.
38/. Sprawowanie nadzoru nad utrzymaniem obiektów zabytkowych i grobów wojennych na cmentarzach .
39/. Prowadzenie całości spraw związanych z numeracją budynków i nieruchomości , prowadzenie ewidencji na mapach, nadawanie numerów porządkowych.
Wydział przy znakowaniu spraw używa symbolu „SG”.
WYDZIAŁ FINANSOWY
§ 22
1. Na czele Wydziału stoi Skarbnik Gminy, którego zastępstwo pełni Zastępca Głównego Księgowego.
2. Do zadań Wydziału Finansowego należy prowadzenie spraw związanych z planowaniem i realizacją budżetu Gminy, obsługą finansową-księgową Urzędu , a w szczególności:
1/. Prowadzenie obsługi księgowości syntetycznej.
2/. Prowadzenie obsługi księgowości budżetu Gminy.
3/. Sporządzanie sprawozdań z realizacji budżetu i środków pozabudżetowych jak również bilansów i analiz.
4/. Sporządzanie list płac pracowników Urzędu Gminy i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. Prowadzenie, kart wynagrodzeń i kart zasiłkowych.
5/. Realizacja zadań wynikających z ustawy o ubezpieczeniach społecznych.
6/. Prowadzenie spraw rentowych i emerytalnych pracowników . Naliczanie kapitału początkowego.
7/. Rozliczanie całokształtu spraw związanych z podatkiem dochodowym od osób fizycznych
8/. Zapewnienie obsługi finansowo – księgowej i kasowej Urzędu.
9/. Rozliczanie inwentaryzacji.
10/. Prowadzenie obsługi księgowości analitycznej wydatków i inwestycji. .
11/. Prowadzenie obsługi finansowo-księgowej dla sołectw.
12/. Realizacja całokształtu zadań związanych z wymiarem podatku rolnego , leśnego, od nieruchomości oraz innych podatków i opłat pozostających w zakresie właściwości gminy.
13/. Przygotowywanie aktów administracyjnych dotyczących podatków i opłat.
14/. Podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji tytułów wykonawczych.
15/. Opracowywanie podań w sprawach o umorzenie, odpis należności i rozłożenie na raty spłat zaległości podatkowych.
16/. Sporządzanie sprawozdań i analiz podatkowych.
17/. Wystawianie zaświadczeń o stanie majątkowym i dochodowości.
18/. Prowadzenie obsługi finansowej :
- jednostek pomocniczych gmin,
- ochrony przeciwpożarowej,
- sportu.
19/. Prowadzenie ksiąg inwentarzowych środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu, zbiorów bibliotecznych, wartości niematerialnych i prawnych, finansowego majątku trwałego.
20/. Obsługa finansowo-księgowa podatku VAT.
Wydział przy znakowaniu spraw używa symbolu „Fn”.
§ 23
Na czele Urzędu Stanu Cywilnego stoi kierownik , którego zastępstwo pełni Zastępca Kierownika Urzędu stanu Cywilnego.
Do Urzędu Stanu Cywilnego należy załatwianie spraw wynikających z przepisów prawa o aktach stanu cywilnego, kodeksu rodzinnego oraz przepisów szczególnych a mianowicie:
- rejestracje akt stanu cywilnego, urodzeń, małżeństw oraz zgonów,
- przechowywanie ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorczych w archiwum,
- uzupełnianie aktów stanu cywilnego zgromadzonych w księgach
- wydawanie odpisów skróconych i zupełnych z posiadanych ksiąg stanu cywilnego
- wpisywanie zagranicznych aktów : urodzeń, małżeństw, zgonów do polskich ksiąg
- organizowanie jubileuszy 50-lecia pożycia małżeńskiego
1/. Zapewnienie ochrony informacji niejawnych.
2/. Ochrona systemów teleinformatycznych.
3/. Kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji.
4/. Opracowanie planu ochrony Urzędu i nadzorowanie jego realizacji.
5/. Szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.
PEŁNOMOCNIK DS. PROFILAKTYKI I ROZWIĄZYWANIA PROBLEMÓW
Do zadań pełnomocnika należy:
1/. Koordynacja działań zawartych w gminnym programie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych uchwalanym corocznie przez Radę Miejska.
2/. Udzielanie rodzinom, w których występują problemy alkoholowe pomocy psychospołecznej i prawnej , a w szczególności ochrony przed przemocą w rodzinie.
3/. Prowadzenie profilaktycznej działalności informacyjnej i edukacyjnej w szczególności dla dzieci i młodzieży.
ROZDZIAŁ VII.
§ 24
Załącznik nr 1 – 3 do Regulaminu stanowi jego integralną część.
§ 25
1. Regulamin wchodzi w życie po upływie 14 dni od jego ogłoszenia.
2. Z dniem wejścia w życie Regulaminu traci moc obowiązującą dotychczasowy Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Wilamowice, uchwalony przez Radę Miejską uchwałą nr XXV/216/01 z dnia 29 listopada 2001 roku.
Załącznik nr 2
ZASADY PODPISYWANIA PISM
§ 1
Burmistrz podpisuje:
1) zarządzenia, regulaminy , decyzje i okólniki wewnętrzne,
2) pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz,
3) pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie zarządu mieniem Gminy,
4) odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące kierowników Wydziałów,
5) decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w jego imieniu nie upoważnił pracowników Urzędu,
6) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu,
7) pisma zawierające oświadczenia woli Urzędu jako pracodawcy,
8) pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji publicznej,
9) odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,
10) pisma zawierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców, zgłaszane za pośrednictwem radnych,
11) inne pisma, jeśli ich podpisywanie Burmistrz zastrzegł dla siebie.
§ 2
Zastępca Burmistrza, Sekretarz i Skarbnik podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, nie zastrzeżone do podpisu Burmistrza.
§ 3
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego i jego Zastępcy podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań.
§ 4
Kierownicy Wydziałów podpisują:
1) pisma związane z zakresem działania Wydziałów, nie zastrzeżone do podpisu Burmistrza,
2) pisma w sprawach dotyczących organizacji wewnętrznej Wydziałów i zakresu zadań dla poszczególnych referatów lub stanowisk.
§ 5
Kierownicy Wydziałów określają rodzaje pism, do podpisywania których są upoważnieni ich zastępcy lub inni pracownicy.
§ 6
Pracownicy przygotowujący projekty pism, w tym decyzji administracyjnych, parafują je swoim podpisem, umieszczonym na końcu tekstu projektu z lewej strony.
KONTROLA WEWNĘTRZNA
§ 1
Kontrola pracowników i poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu dokonywana jest pod względem:
a) legalności,
b) gospodarności,
c) rzetelności,
d) celowości,
e) terminowości,
f) skuteczności.
§ 2
Celem kontroli jest ustalanie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalanie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określanie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.
§ 3
W Urzędzie przeprowadza się następujące rodzaje kontroli :
1) kompleksowe obejmujące całość lub obszerną część działalności poszczególnych komórek organizacyjnych lub samodzielnych stanowisk,
2) problemowe - obejmujące wybrane zagadnienia lub zagadnienie z zakresu działalności kontrolowanej komórki lub stanowiska, stanowiące niewielki fragment jego działalności,
3) wstępne - obejmujące kontrole zamierzeń i czynności przed ich dokonaniem oraz stopnia przygotowania,
4) bieżące - obejmujące czynności w toku,
5) sprawdzające (następne) - mające miejsce po dokonaniu określonych czynności, w szczególności mające na celu ustalenie, czy wyniki poprzednich kontroli zostały uwzględnione w toku postępowania kontrolowanej komórki organizacyjnej lub stanowiska.
§ 4
1. Postępowanie kontrolne przeprowadza się w sposób umożliwiający bezstronne i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanej komórki organizacyjnej Urzędu lub stanowiska, rzetelne jego udokumentowanie i ocenę działalności według kryteriów określonych w § 3.
2. Stan faktyczny ustala się na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania kontrolnego.
3. Jako dowód może być wykorzystane wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem. Jako dowody mogą być wykorzystane w szczególności: dokumenty, wyniki oględzin, zeznania świadków, opinie biegłych oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia kontrolowanych.
§ 5
Kontroli dokonują:
1) Burmistrz lub osoba działająca na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Burmistrza - w odniesieniu do kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych lub stanowisk (w tym stanowisk samodzielnych),
2) kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych w odniesieniu do podporządkowanych im pracowników.
§ 6
1. Z przeprowadzonej kontroli kompleksowej sporządza się, w terminie 14 dni od daty jej zakończenia, protokół pokontrolny.
2. Protokół pokontrolny powinien zawierać:
a) określenie kontrolowanej komórki lub stanowiska,
b) imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących),
c) daty rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych,
d) określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą,
e) imię i nazwisko kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej albo osoby zajmującej kontrolowane stanowisko,
f) przebieg i wynik czynności kontrolnych, a w szczególności wnioski kontroli wskazujące na stwierdzone nieprawidłowości oraz wskazanie dowodów potwierdzających ustalenia zawarte w protokole,
g) datę i miejsce podpisania protokołu,
h) podpisy kontrolującego (kontrolujących) oraz kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej albo pracownika zajmującego kontrolowane stanowisko, lub notatkę o odmowie podpisania protokołu z podaniem przyczyn odmowy,
i) wnioski oraz propozycje co do sposobu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
2. O sposobie wykorzystania wniosków i propozycji pokontrolnych decyduje Burmistrz.
§ 7
W przypadku odmowy podpisania protokółu przez kierownika kontrolowanej komórki lub osobę zajmującą kontrolowane stanowisko, osoby te są obowiązane do złożenia na ręce kontrolującego w terminie 3 dni od daty odmowy pisemnego wyjaśnienia jej przyczyn.
§ 8
Protokół sporządza się w 3 egzemplarzach, które otrzymują:
- Burmistrz,
- Kierownik kontrolowanej komórki,
- a/a
§ 9
1. Z kontroli innych niż kompleksowe sporządza się notatkę służbową zawierającą odpowiednio elementy przewidziane dla protokółu pokontrolnego.
2. Burmistrz może polecić sporządzenie protokołu pokontrolnego także z innych kontroli niż kompleksowa.