Zarządzanie nr 323/05

Burmistrza Wilamowic

z dnia 30.12.2005r.

w sprawie: zabezpieczenia i ochrony ksiąg rachunkowych prowadzonych przy

użyciu komputera

Na podstawie art. 10 ust.4 oraz artykułów 71-74 ustawy z dnia 29 września 1994r. – o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. Nr 176 poz. 694 z 2002r. wraz z późniejszymi zmianami)

wprowadzam

ZASADY ZABEZPIECZENIA I OCHRONY KSIĄG RACHUNKOWYCH PROWADONYCH PRZY POMOCY KOMPUTERA

§ 1

Przez użyte w zarządzeniu pojęcia rozumie się:

1. administrator systemów informatycznych – informatyk zatrudniony w wydziale Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich,

2. zbiór danych – tu rozumiany jako zestaw danych o charakterze księgowym i powiązane z nimi dane o charakterze osobowym, dostępne według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie.

3. zapora ogniowa – (firewall) – sposób (system) ochrony informacji przed nieupoważnionym, nieautoryzowanym dostępem osób lub programów z sieci teleinformatycznej.

4. redundantny zestaw dysków (RAID) – system umożliwiający równoległy i równoczesny zapis tych samych danych na dwóch dyskach komputerowych.

§ 2

1. Zbiory danych księgowych w systemie informatycznym winne być zabezpieczane przed utratą lub uszkodzeniem za pomocą:

• urządzeń zabezpieczających przed awarią zasilania lub zakłóceniami w sieci zasilającej,

• sporządzania kopii zapasowych zbiorów danych (kopie nadmiarowe i całościowe).

2. Nadmiarowe kopie zapasowe zbiorów danych umiejscowionych na serwerach Urzędu wykonuje się codziennie na dyskach lokalnych przeznaczonej na ten cel stacji (serwerze). Stacja winna być wyposażona w redundantny zestaw dysków (RAID) oraz zabezpieczenie w postaci zapory ogniowej lub innych rozwiązań zabezpieczających ją całkowicie przed dostępem z sieci zewnętrznej (Internetu) i częściowo sieci wewnętrznej Urzędu – zwłaszcza przed dostępem przez nieuprawnione osoby.

3. Pełna kopia zbiorów danych ma być tworzona w okresach tygodniowych oraz miesięcznych i zapisywana na płytach CD/DVD lub taśmach.

4. Za wykonywanie kopii, o których mowa w ust. 2 i 3, odpowiedzialny jest administrator systemów informatycznych.

5. Administrator systemu nie ma obowiązku sporządzania kopii zapasowej, jeżeli w danym dniu nie wykonano zapisu zmieniającego bazę danych.

6. Tygodniowe kopie zapasowe wykonywane na płytach CD/DVD lub taśmach należy przechowywać w szafie pancernej znajdującej się w serwerowni Urzędu Gminy.

7. Kopie zapasowe miesięczne nie powinny być przechowywane w tych samych pomieszczeniach, w których przechowywane są zbiory danych wykorzystywane na bieżąco. W/w kopie należy przechowywać w depozycie, w szafie pancernej znajdującej się w pomieszczeniu kasy Urzędu Gminy.

8. W przypadku danych księgowych kopie tygodniowe należy przechowywać przez okres 3 miesięcy, a kopie miesięczne przechowywać należy przez okres 5 lat.

9. Kopie zapasowe zbiorów danych należy okresowo sprawdzać pod kątem ich dalszej przydatności do odtwarzania danych w przypadku awarii systemu. Nośniki danych po ustaniu ich użyteczności należy pozbawiać danych lub zniszczyć w sposób uniemożliwiający ich odczyt.

10. Na koniec każdego miesiąca sprawozdawczego winny być sporządzane wydruki komputerowe zapisów dokonanych w księgach rachunkowych. Księgi te winny składać się z automatycznie numerowanych stron oraz być sumowane w sposób ciągły w roku obrotowym.

11. Zatwierdzone roczne sprawozdania podlegają trwałemu przechowywaniu, natomiast pozostałe zbiory przez okres:

• księgi rachunkowe – 5 lat

• księgi rachunkowe dotyczące dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych z Funduszy Europejskich - przez okres określony w umowie z instytucją pośredniczącą

§ 3

Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy Wilamowice

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia, z mocą obowiązującą od dnia 1.12.2005r.

Burmistrz Wilamowic

Mgr Marian Trela